Hòa Vang Connect: chuyển đổi số cấp xã nên làm phần việc của xã

Ngày 10/10/2026, nền tảng Hòa Vang Connect do HCTECH phát triển cho xã Hòa Vang (Đà Nẵng) ra mắt tại Ngày hội Đời sống số. Tôi là người trình bày phần giải pháp hôm đó. Bài này không phải bài giới thiệu sản phẩm; tôi muốn ghi lại vài quyết định thiết kế mà tôi nghĩ áp dụng được cho bất kỳ xã nào đang tính chuyện chuyển đổi số.

Câu hỏi đầu tiên: xã cần làm gì mà cấp trên chưa làm?

Quốc gia đã có VNeID và Cổng dịch vụ công. Thành phố có nền tảng và kênh góp ý chung. Nếu một xã lại dựng thêm một “cổng dịch vụ” riêng thì vừa trùng lặp vừa tốn tiền. Nhưng ở xã vẫn còn rất nhiều việc hằng ngày chưa có công cụ nào lo: thông báo đến từng hộ, dữ liệu dân cư theo thôn, tiếp nhận phản ánh về cái cống hỏng đầu xóm, giao việc cho trưởng thôn, báo cháy ở khu dân cư.

Tư duy này giống với cách tôi làm IoT cho chính quyền địa phương trước đó: làm lớp bổ khuyết, không làm lớp thay thế. Hòa Vang Connect lo “việc của xã”. Hai bên nối với nhau ở hai điểm: người dân đăng nhập bằng VNeID, và khi cần làm thủ tục thì app dẫn thẳng sang Cổng dịch vụ công.

Ích lợi của cách định vị này là dễ thuyết phục cả hai phía. Lãnh đạo xã không phải lo “làm trùng với trên”. Đơn vị cấp trên không phải lo bị một hệ thống mới cạnh tranh dữ liệu.

Hai phía của một nền tảng

Web admin cho cán bộ. Đây là nơi cán bộ xã làm việc, gồm các nhóm chính:

• Quản lý dân cư: hộ gia đình, nhân khẩu, tách gộp hộ, duyệt thay đổi, lịch sử cư trú.
• Phản ánh, kiến nghị: nhận, phân công, theo dõi trạng thái, thống kê.
• Bản đồ GIS: hộ dân, dữ liệu chuyên ngành và phản ánh hiện cùng một bản đồ.
• Quản lý công việc kiểu Kanban: giao việc, hạn xử lý, thảo luận ngay trong nhiệm vụ.
• Báo cáo và thông báo: mẫu báo cáo, lịch gửi, theo dõi số người đã đọc.
• Dashboard tổng quan, SOS, dữ liệu chuyên ngành (hạ tầng, thửa đất, kinh tế hộ, y tế, giáo dục) cấu hình được theo trường động.

App cho người dân và trưởng thôn. Đăng nhập bằng VNeID, gửi phản ánh kèm ảnh và vị trí rồi theo dõi từng bước xử lý, tự khai báo cư trú để cán bộ duyệt, danh bạ cán bộ, bản đồ, chatbot hỏi đáp thủ tục, và nút SOS (báo cháy, cấp cứu, công an) gửi tới lực lượng gần nhất. Tôi cố ý đặt thêm các tiện ích đời thường như đặt xe, giao hàng, đặt đồ ăn. Một app của xã mà chỉ có “gửi phản ánh” thì người dân mở đúng một lần. Muốn họ mở lại, app phải có thứ họ dùng hằng tuần.

Trưởng thôn là mắt xích tôi coi trọng nhất, và tôi nói kỹ hơn ở phần bài học bên dưới.

Nguyên tắc thiết kế tôi giữ

1. Một việc, một chỗ. Thông báo, phản ánh, công việc đều có trạng thái rõ ràng và truy được lịch sử. Cán bộ không phải tổng hợp tay từ Zalo, giấy, bảng tính.
2. Dữ liệu dân cư là của xã. Dữ liệu nằm trong hệ thống do xã quản lý, phân quyền theo vai trò, có nhật ký thao tác. Bản đồ GIS trên app của người dân ẩn hoàn toàn dữ liệu dân cư.
3. Người dân trước, cán bộ sau. Cái khó nhất của nền tảng cấp xã không phải công nghệ mà là người dùng có chịu dùng hay không. Vì vậy phần tương tác với người dân và tiện ích đời sống được đầu tư ngang phần quản trị.
4. Có người duyệt. Dữ liệu thay đổi (cư trú, thông tin hộ) đi qua bước duyệt của cán bộ. Tiện thì tiện, nhưng sai dữ liệu hộ khẩu là chuyện không đùa được.
5. Nối chứ không chép. Đăng nhập qua VNeID, thủ tục thì dẫn sang Cổng dịch vụ công. Không tự dựng lại những gì cấp trên đã có.

Kết quả giai đoạn thử nghiệm

Theo ghi chép của dự án, giai đoạn thử nghiệm có 698 hộ, 458 tài khoản người dân và 66 phản ánh được tiếp nhận. Đây là số liệu thử nghiệm tôi lưu lại, chưa phải số liệu của toàn xã. Mục tiêu mở rộng trong ghi chép là 6.991 hộ, 26.208 nhân khẩu.

Báo Đà Nẵng ngày 28/10/2026 dẫn thông tin từ Trung tâm Phục vụ hành chính công xã Hòa Vang: 100% ý kiến gửi về được tiếp nhận và xử lý. Chỉ số này phản ánh việc xử lý ý kiến, không phải tỷ lệ khảo sát hài lòng. Tỷ lệ hài lòng 100% cũng xuất hiện trong bài báo nhưng thuộc phần nói về phường An Khê.

Mốc ra mắt 10/10/2026 được ghi nhận trong bài tin ra mắt Hòa Vang Connect của Báo Đà Nẵng. Các con số cần được đọc cùng phạm vi và thời điểm, còn hiệu quả lâu dài phải tiếp tục theo dõi khi mở rộng vận hành.

Bài học khi đưa nền tảng xuống xã

• Trưởng thôn là cầu nối, không phải người dùng phụ. Họ biết từng hộ, nhưng không phải ai cũng quen thao tác trên điện thoại. Mô hình hiệu quả là trưởng thôn thu thập, cập nhật dữ liệu hộ dân trên app; cán bộ xã duyệt. Họ cũng nhận việc được giao ngay trên app. Cần thống kê mức độ cập nhật để lãnh đạo thấy ai đang cần hỗ trợ, chứ đừng dùng nó để “chấm điểm”.
• Nhập dữ liệu ban đầu quyết định niềm tin. Cán bộ chỉ tin hệ thống khi con số trên dashboard khớp với thực tế mà họ biết. Dành thời gian cho chuẩn hóa và đối soát trước khi mở cho người dân.
• Đào tạo theo vai trò. Lãnh đạo cần xem dashboard, cán bộ cần xử lý phản ánh và giao việc, trưởng thôn cần vài thao tác đơn giản, người dân cần đúng một lý do để cài app. Một buổi tập huấn chung cho tất cả thường không hiệu quả.
• Phản ánh phải có phản hồi. Mỗi phản ánh bị bỏ rơi là một người dân sẽ không dùng lại. Quy trình phân công, hạn xử lý và đánh giá hài lòng sau khi xử lý quan trọng ngang chính tính năng gửi phản ánh.
• Tính năng mới đến từ thực tế. Nhiều yêu cầu hay nhất (lọc theo ngày cập nhật, bình luận thông báo, khảo sát ý kiến, tách việc cho trưởng thôn) đến từ người dùng sau khi chạy thử, không có trong bản thiết kế ban đầu.

Hạ tầng ký số văn bản điện tử: phần ít được nhắc

Chuyển đổi số cấp xã không chỉ là app cho dân. Phía sau, văn bản đi và đến vẫn cần ký số, và một cán bộ có thể phải ký hàng trăm file PDF một đợt (quyết định, thông báo, danh sách). Công cụ ký từng file một bằng tay là một nút thắt rất đời thường.

Vì vậy tôi viết một công cụ nhỏ ký số PDF hàng loạt, giao diện desktop (PyQt5), chạy với USB token. Về kỹ thuật nó đơn giản: thư viện pyHanko lo ký PDF, PKCS#11 để nói chuyện với token (SafeNet, Bit4id…), gắn dấu thời gian từ máy chủ TSA của CA quốc gia, và vẽ chữ ký hiển thị trên trang theo kiểu quen thuộc của VGCA để văn bản trông đúng như cán bộ đã quen.

Những bài học tôi thấy đáng ghi lại:

• Giữ nguyên bản gốc. Công cụ luôn ghi ra file mới (đuôi .signed.pdf) vào thư mục khác, không ghi đè. Ký nhầm hay hết hạn chứng thư thì còn bản gốc để làm lại.
• Ký tuần tự. Token USB là thiết bị chậm và không thích bị gọi song song. Ký lần lượt từng file an toàn hơn nhiều so với chạy đa luồng cho nhanh. Một lô vài trăm file chậm hơn vài phút nhưng không ai phải đứng canh token bị treo.
• Một file lỗi không được kéo sập cả lô. Báo cáo kết quả từng file, tiếp tục các file còn lại, để cán bộ biết chính xác file nào cần ký lại.
• Phát triển không cần token thật. Tôi dựng token ảo bằng SoftHSM để chạy thử cả quy trình trên máy dev, nên không phải đem USB token thật (và mã PIN thật) đi khắp nơi. Chỉ khi nghiệm thu mới thử lại trên token thật.
• Bên ngoài phần mềm vẫn có người. Chứng thư số và PIN là của cá nhân cán bộ. Công cụ không lưu PIN, và quy trình vẫn do người ký chịu trách nhiệm.

Kết

Nếu phải tóm gọn bài học của dự án này thành một câu: nền tảng cấp xã thành công khi nó làm tốt việc của xã và nối gọn với hệ thống của cấp trên, chứ không phải khi nó có nhiều tính năng nhất. Việc còn lại là vận hành: người dân dùng, trưởng thôn cập nhật, cán bộ xử lý đúng hạn.

Nếu anh chị đang chuẩn bị làm chuyển đổi số cho một xã, câu tôi khuyên hỏi trước là “việc nào của xã đang làm bằng tay mỗi ngày?” rồi hãy tính đến chuyện dùng công nghệ gì.